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Secrétaire générale au Service du développement durable

Sommaire de l'emploi :
 
Relevant de la Directrice du développement durable, la ou le secrétaire exécutera tout travail général de support administratif, de secrétariat et de service à la clientèle au Service du développement durable :
  • Effectuer diverses tâches administratives et de secrétariat requises au bon fonctionnement du service;
  • Préparer les dossiers nécessaires aux rencontres de son supérieur immédiat et, lorsque requis, participer aux réunions et rédiger les comptes rendus;
  • Effectuer la correspondance usuelle à partir des données provenant de diverses sources, notamment de dossiers, de rapports et de notes;
  • Effectuer le suivi administratif des dossiers en effectuant des rappels et des suivis des échéanciers;
  • Effectuer la mise en forme, la révision et la correction des documents émis par le département, tels que lettres, devis, rapports, tableaux, mémos, comptes rendus, correspondances, contrats, règlements d’urbanisme, etc., en fonction des directives reçues et en respectant les délais requis;
  • Supporter son supérieur immédiat dans la gestion de son agenda en convoquant les intervenants requis aux différentes réunions, en effectuant le suivi des invitations et en réservant les locaux requis, le cas échéant;
  • Préparer différents tableaux (Excel) et documents, à partir de bases de données, selon les besoins du service;
  • S’assurer de la mise à jour des différentes bases de données du service;
  • Tenir à jour le système de classement des documents relatifs au service;
  • Recevoir les appels téléphoniques en effectuant les transferts ou en notant et en transmettant au besoin les messages, afin d’assurer un bon service à la clientèle;
  • Accueillir et diriger les citoyens, les fournisseurs et les visiteurs et répondre aux demandes d’information;
  • En soutien à la personne responsable de l’émission des permis, recevoir les demandes de permis et noter les informations nécessaires à l’émission de ceux-ci;
  • Effectuer des recherches auprès des divers intervenants ou organismes pour obtenir les informations nécessaires au soutien des dossiers;
  • Recevoir, traiter et acheminer le courrier, les colis ainsi que les télécopies du service;
  • Coordonner la publication des avis publics et des appels d’offres du service;
  • Collaborer au développement des méthodes de travail du service;
  • Rédiger des correspondances et suites des décisions du conseil municipal;
  • Publier les documents d’appel d’offres sur le SEAO, en assurer le suivi et saisir les données exigées par le règlement sur la gestion contractuelle;
  • Effectuer des rappels pour les différentes tâches annuelles du service (soumissions, résolutions, avis aux citoyens, etc.);
  • Mettre à jour les informations relatives au service sur le site internet de la Ville au besoin;
  • Publier les communications du service sur la liste d’envoi du site internet;
  • Maintenir à jour le carnet d’adresses du service;
  • S’assurer du suivi de l’inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau, planifier les achats et saisir les commandes d’achats sur support informatique;
  • Compiler des données, préparer divers rapports et documents mensuels et annuels relativement aux recommandations émises pour le conseil municipal, aux permis et certificats, aux argents perçus, aux projets d’infrastructures, à diverses statistiques, etc.;
  • S’assurer d’un entretien adéquat des équipements bureautiques en référant aux fournisseurs externes, dans le cadre d’ententes de services;
  • Être capable d’effectuer plusieurs tâches simultanément;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes que lui confie son supérieur.
 
Cette liste non exhaustive représente la description des tâches reliée à cette fonction. Le salarié peut être appelé à effectuer toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur.
 
Exigences et qualifications :
  • Posséder un diplôme d’études collégiales en technique de bureautique;
  • Avoir un minimum de trois (3) ans d’expérience dans un domaine similaire;
  • Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Access et Outlook) et Adobe Acrobat;
  • Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Faire preuve d’initiative, d’autonomie, de diplomatie et de discrétion dans l’exercice de ses fonctions;
  • Avoir la capacité de travailler sous pression;
  • Avoir un sens de l’organisation développé et être capable de gérer les priorités;
  • Aimer le travail diversifié;
  • Avoir une bonne méthodologie de travail;
  • Connaître le milieu municipal et plus particulièrement l’urbanisme et le génie serait un atout.
Conditions de travail :
  • Selon convention collective en vigueur;
  • Temps complet - 35 heures par semaine.
Toute personne intéressée à soumettre sa candidature doit le faire au plus tard le 25 mars 2019 à 16 h 30 : 
 
Me Lydia Laquerre, directrice des ressources humaines
Ville de Plessisville
1700, rue Saint-Calixte
Plessisville (Québec)  G6L 1R3
ou par courriel à llaquerre@plessisville.quebec    
 
Veuillez prendre note que les entrevues de sélection auront lieu le vendredi 29 mars.


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